Häufige Fragen zur Zahnarzt-Abrechnungssoftware GoRuby

Ruby ist die erste echte KI im Dentalbereich, die zahnmedizinischen Kontext tiefgreifend versteht. Statt starrer Klickstrecken bietet Ruby die beste Dokumentation und Abrechnung einfach direkt aus dem Kontext des eingetippten oder diktierten Protokolls: Auf Basis tausender historischer Abrechnungen und aktueller GOZ/BEMA-Kommentare erkennt das System automatisch Optimierungspotenziale und schlägt fehlende Ziffern sowie passende Hebesätze vor.

Ja, und das ist eine unserer größten Stärken gegenüber dem Wettbewerb. Ruby lernt behandlerindividuell: Schon ab der zweiten Wiederholung erkennt das System Ihre Muster und übernimmt sie automatisch. Formulieren Sie eine Leistung später einmal anders oder ändert sich Ihre Abrechnung für denselben Sachverhalt, passt sich Ruby fortlaufend an Sie an. Und falls Sie noch keinen gefestigten Stil haben: Ruby wurde bereits an tausenden Daten echter Abrechnungsexperten trainiert und liefert von der ersten Minute an fundierte Vorschläge.

Ja. Ruby denkt jede Behandlung abrechnerisch zu Ende, eine Extraktion etwa direkt inklusive der zugehörigen Anästhesie. Auch bei anspruchsvollen Eingriffen wie einem Implantat mit Sinuslift erfasst Ruby zuverlässig alle relevanten Ziffern. Zusätzlich schlägt das System Leistungen vor, die andere Behandler bei vergleichbaren Fällen abgerechnet haben, so sehen Sie sofort, was relevant sein könnte, ohne lange suchen zu müssen.

Wie jeder Mensch kann auch eine KI Fehler machen, anhand unserer Erfahrung schneidet Ruby jedoch durchgängig besser ab als die manuelle Erfassung. Entscheidend ist der eingebaute Sicherheitsmechanismus: Ist sich Ruby bei einer Ziffer nicht sicher, nimmt das System sie bewusst nicht automatisch in die Abrechnung auf. Zudem begründet Ruby jede Entscheidung nachvollziehbar, sodass Sie jederzeit die volle Kontrolle behalten.

In jeder Sprache. Sie diktieren so, wie es Ihnen und Ihrem Team am leichtesten fällt, auch in natürlicher Fachsprache oder im gewohnten Praxis-Slang. Sogar europäische Fremdsprachen funktionieren soweit wir wissen zuverlässig, falls jemand im Team nicht so gut Deutsch spricht. Die strukturierte Dokumentation und Abrechnung gibt Ruby anschließend immer sauber auf Deutsch aus.

Jede Praxis und jeder Behandler hat eigene Abrechnungsgewohnheiten („Füllung wie immer“). Statt bei jedem Fall wieder bei null anzufangen, merkt sich Ruby automatisch, wie ein Behandler typischerweise abrechnet, und schlägt das beim nächsten ähnlichen Fall automatisch vor. Abonnieren sich Kolleginnen und Kollegen im Team gegenseitig, profitieren sie zusätzlich vom Abrechnungswissen der anderen (Team-Learning), ohne dass jemand manuell etwas dokumentieren oder aufwändig schulen und erklären muss.

Ja. Ruby prüft automatisch die gesamte bisherige, bereits abgerechnete Behandlungshistorie eines Patienten, etwa Zeitfenster-Regeln wie „Ziffer 01 nur zweimal im Jahr“, und verhindert so unzulässige Doppelabrechnungen, bevor sie überhaupt entstehen. Das passiert proaktiv beim Analysieren des Protokolls und als harte Sperre beim Abschluss der Dokumentation, nicht erst als nachträgliche Fehlermeldung von Kasse oder PVS.

Nein. Die eigentliche Berechnung, Steigerungsfaktoren, OP-Zuschläge und Materialkosten, läuft über eine deterministische, regelbasierte Abrechnungslogik hinter der KI und ist damit jederzeit nachvollziehbar. Die KI übernimmt das Verständnis des klinischen Kontexts und die Vorschläge, nicht die eigentliche Berechnung.

Die Einrichtung erfolgt sofort, ohne Wartezeit. Sie benötigen nur ein Mikrofon. Die Spracheingabe funktioniert problemlos über das integrierte Mikrofon Ihres Laptops, Tablets oder Smartphones. Ein Standard-Tischmikrofon im Behandlungszimmer kann natürlich ebenso genutzt werden.

Ja, das funktioniert mit jedem Praxisverwaltungssystem (PVS). Grundsätzlich übertragen Sie Ergebnisse per Copy-and-paste über ein praktisches Transfer-Fenster (Picture-in-Picture). Eine echte One-Klick-Integration bieten wir bereits für Dampsoft, für Ivoris und Charly ist sie in Kürze verfügbar (Coming soon). Weitere Schnittstellen entwickeln wir auf Anfrage, die Details klären wir gemeinsam im Demo-Termin.

Ruby läuft komplett im Browser, am Desktop genauso wie am Smartphone, ganz ohne Installation. Lediglich für die Zero-Klick-Integration in Ihr PVS läuft ein kleines lokales Verbindungsprogramm (Connector) mit. Für die normale Nutzung benötigen Sie nichts weiter als einen Browser.

Wir empfehlen einen aktuellen Browser in einer der jeweils letzten Versionen. Mindestens benötigt werden Chrome/Edge 111+, Safari 16.4+ oder Firefox 128+. Die Anwendung benötigt eine HTTPS-Verbindung, aktiviertes JavaScript sowie für die Spracheingabe den Zugriff auf das Mikrofon. Internet Explorer wird nicht unterstützt.

Ruby ist bewusst maximal intuitiv gestaltet, sodass der Einstieg in der Regel innerhalb eines Tages gelingt. Eine kurze Gewöhnungsphase gehört, wie bei jeder neuen Technologie, natürlich dazu, ist aber schnell überwunden.

Nein, auf keinen Fall. Sie brauchen keinerlei technisches Vorwissen und keinen IT-Dienstleister. Bei allen Onboarding-Wünschen unterstützen wir Sie persönlich, sprechen Sie uns einfach an.

Ruby ist sofort einsatzbereit und lässt sich ohne Vorbereitung „off the shelf“ starten. Wenn Sie Daten aus einer bestehenden Lösung migrieren möchten, helfen wir Ihnen dabei gerne. Sprechen Sie uns an, wir finden den für Sie passenden Weg.

Datenschutz auf Enterprise-Niveau hat für uns höchste Priorität. Alle Daten sind Ende-zu-Ende verschlüsselt und zusätzlich durch Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) abgesichert. So sind Ihre Patientendaten zu jedem Zeitpunkt, bei Übertragung und Speicherung, zuverlässig geschützt.

Ihre Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet, bei einem etablierten, langjährig erfahrenen und C5-zertifizierten deutschen Anbieter. Ruby erfüllt die Anforderungen der DSGVO und des BDSG vollständig und ist mit der ärztlichen Schweigepflicht nach § 203 StGB vereinbar.

Ihre konkreten Patienteninformationen werden zu keinem Zeitpunkt für das KI-Training genutzt und auch nicht an Dritte weitergegeben. Wir behalten uns vor, ausschließlich aus vollständig anonymisierten und abstrahierten Abrechnungsmustern zu lernen, mit strenger Abgrenzung von personenbezogenen Daten (PII) und ohne jeden Rückschluss auf einen einzelnen Behandler, eine Praxis oder einen Patienten. Unser Ziel dahinter ist ein gemeinschaftlicher Gedanke: Aus dem anonymisierten Erfahrungsschatz aller Praxen entsteht eine Plattform für erprobte Abrechnungsstandards, von der jede einzelne Praxis profitiert, eine Art Peer Learning, das allen hilft, korrekter und vollständiger abzurechnen.

Ja. Den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließen Sie direkt beim Checkout individuell mit ab, so ist die datenschutzrechtliche Grundlage von Anfang an sauber geregelt.

Nach Vertragsende werden sämtliche Ihrer Daten vollständig und unwiderruflich gelöscht. Es verbleiben keine Patienteninformationen in unseren Systemen.

Die Verantwortung für die Abrechnung liegt, wie auch heute schon, stets bei der Praxis. Ruby ist eine unterstützende Software, die Ihre Arbeit erheblich erleichtert, aber keine Kontrolle darüber hat, was am Ende in welchem Kontext tatsächlich abgerechnet wird. Eine rechtliche Haftung dafür können wir daher nicht übernehmen; die finale Prüfung und Entscheidung bleibt immer bei Ihnen.

Ruby ersetzt niemanden in Ihrem Team, aber die Dokumentation und Abrechnung der bereits erfolgten Behandlung wird deutlich schneller. Gerade die laufende Abrechnung bindet sonst schnell fast eine ganze Stelle; mit Ruby sinkt dieser Zeitaufwand spürbar, und die Person kann sich bspw. besser um Patienten kümmern.

Ein Behandler investiert pro Tag im Schnitt rund 50 Minuten in die Dokumentation. Mit Ruby lässt sich dieser Aufwand nach unserer Erfahrung um etwa 70 % auf rund 15 Minuten reduzieren, Zeit, die Sie wieder in Behandlung und Patienten investieren können.

Alle. Ob Behandler, ZFA, Verwaltung oder auch Azubi am ersten Tag, Ruby kann von jedem im Team genutzt werden. Abgerechnet wird dabei ausschließlich pro Behandler, nicht pro Nutzer.

Sie entscheiden selbst, wie Sie Ruby nutzen: Das Live-Diktat im Behandlungszimmer ist nur eine von vielen Möglichkeiten. Sie können stattdessen auch direkt im Anschluss an die Behandlung in einer Minute kurz zusammenfassen, was Sie gemacht haben, Ihr Smartphone als Diktiergerät über die Browser-App verwenden, ein Funkmikrofon am Revers zum protokollierenden Desktop nutzen, oder alles gesammelt am Abend erledigen. So bleibt der Patientenkontakt genau so, wie Sie ihn möchten.

Selbstverständlich. In einer 30-minütigen Live-Demo zeigen wir Ihnen Ruby anhand Ihrer realen Praxis-Szenarien. Danach entscheiden Sie in Ruhe, ganz ohne Verpflichtung.

Wir rechnen pro Behandler ab. Der Einstieg beginnt bei 79 € im Monat, das vollwertige Standard-Paket liegt bei 209 € pro Monat und Behandler. Die vollständige Übersicht inklusive aller Leistungsumfänge finden Sie jederzeit im Reiter „Preise“.

Sie haben die Wahl: Entweder buchen Sie Ruby monatlich und können ebenso monatlich kündigen, oder Sie entscheiden sich für ein Jahresabo mit 10 % Rabatt. Sie binden sich also immer nur so lange, wie Sie möchten. Für individuelle Wünsche finden wir gemeinsam eine Lösung, sprechen Sie uns einfach an.

Eine Kündigung geht nicht per Klick in der App, sondern ganz unkompliziert über uns: Schreiben Sie uns kurz über das Kontaktformular, und wir kümmern uns um den Rest.

Ja, gerade dann. Kleinere Praxen können sich oft keine zusätzliche interne oder externe Abrechnungskraft leisten, Ruby ersetzt diese Rolle nicht, sondern macht die Dokumentation und Abrechnung der bereits erfolgten Behandlungen so viel schneller, dass der bestehende Aufwand ohne zusätzliches Personal zu bewältigen bleibt. Je mehr Sie behandeln und je weniger Zeit Sie in Verwaltung stecken, desto unmittelbarer schlägt sich das auf Ihren Umsatz nieder. Hinzu kommt, dass kleinere Praxen häufig in ländlicheren Regionen liegen, in denen der Fachkräftemangel bei Abrechnungsexperten besonders ausgeprägt ist.

In der Regel bereits innerhalb des ersten Monats. Ein Rechenbeispiel: Macht ein Behandler 30.000 € Umsatz und wird durch Ruby theoretisch nur 1% schneller und rechnet 1% besser ab, sind das bereits rund 600€ mehr Ertrag, bei monatlichen Kosten von 209 €, die bei Personengesellschaften je nach Steuersatz zusätzlich die Steuerlast senken.

Das hängt stark von der Praxiskonstellation, der bisherigen Abrechnungseffizienz und der Technik-Affinität ab und lässt sich daher nicht pauschal beziffern. Aktuell beobachten wir bei verschiedenen Praxen Umsatz- und Kosteneffekte in der Größenordnung von rund 5–15 %.

Ja, für Praxen mit mehreren Standorten oder MVZ bieten wir passende Konditionen an. Sprechen Sie uns an, wir erstellen Ihnen gern ein individuelles Angebot.